Apesar de ser uma tendência mundial, a prática do home office ainda não faz parte da cultura da maior parte das empresas no Brasil. Ainda são poucas as companhias preparadas para enfrentar uma situação em que seja preciso fazer com que todos, ou pelo menos boa parte dos funcionários, consigam cumprir suas funções remotamente.

Para garantir a qualidade e eficiência do trabalho remoto é preciso planejamento prévio e infraestrutura, tanto física quanto digital, que garanta praticidade, conforto e segurança aos colaboradores para que o trabalho seja realizado com qualidade.

Acesso remoto

Um dos passos mais importantes para empresas que desejam ou precisam implementar o home office é adotar uma estratégia que inclua o uso de Saas, optando de preferência por softwares que tenham disponibilidade de uso em cloud. Aqui é essencial lembrar que o uso deve ser realizado sempre por meio de uma conexão virtual segura, como uma VPN.

As plataformas e apps que os colaboradores têm o costume de usar em seu dia a dia devem estar disponíveis e com fácil acesso para que sua experiência seja otimizada. O uso de ferramentas de videoconferências também ajudam a manter a experiência completa, pois são capazes de manter as reuniões e encontros com colegas de trabalho, gestores e clientes em dia.

A rede interna da empresa também precisa estar preparada para que não seja sobrecarregada ao ser acessada simultaneamente por muitos usuários remotos. O congestionamento nessa infraestrutura pode impedir o acesso aos sistemas da companhia. E, para que ninguém tenha problemas de conexão, é preciso estimar a quantidade de acessos remotos que a rede receberá para montar uma infraestrutura que suporte essa nova demanda. 

Segurança

A segurança deve ser tratada como prioridade para organizações que oferecerão o home office a seus funcionários. Isso porque as pessoas acessarão a rede da empresa de lugares diferentes, muitas vezes utilizando a internet pública, o que traz enormes riscos.

O uso de uma VPN ainda é a melhor forma de proteger os dados da empresa ao trabalhar remotamente. A tecnologia de rede virtual cria uma espécie de túnel entre seu computador e o servidor da companhia, impedindo que eventuais invasores tenham acesso às informações trafegadas. O uso de firewall, que analisa o tráfego para determinar quais operações de transmissão ou recepção de dados podem ser executadas, juntamente com a VPN potencializa ainda mais a segurança das operações.

Comunicação

A comunicação dentro do ambiente de trabalho é muito importante, ela ajuda a estabelecer metas, prazos, alinhar expectativas e é a principal ferramenta de colaboração. Durante a prática do trabalho remoto sua relevância é ainda maior, já que a distância pode alterar alguns processos padrões e dificultar o  acompanhamento das tarefas, por exemplo. É importante manter abertura para comunicação com os colaboradores, ferramentas de videoconferências e reuniões remotas podem ajudar a manter o contato periódico para alinhamento de ações, resolução de problemas e dúvidas ou até mesmo para manter o contato direto.

A criação de guias escritos e documentos de instruções para o novo software e ferramentas que a equipe usará, ou aplicativos existentes que serão usados ​​de maneira diferente, também é essencial para dar o apoio necessário para os funcionários no home office.

Incentivo à flexibilidade

O sucesso do trabalho remoto depende muito de como as organizações encaram essa prática, todas as soluções disponíveis no mercado funcionarão ainda melhor se a empresa estiver preparada para garantir a possibilidade do home office, não somente em situações de emergência ou crise, mas em circunstâncias normais também. Empresas que pensarem em como a flexibilidade do trabalho pode promover maior bem estar e produtividade de seus funcionários poderão aproveitar melhor a utilização das soluções.